사무실 커뮤니케이션에서 암묵의 룰이란 무엇일까요?
사무실 근무가 보편적이었던 시기, 업무 커뮤니케이션 암묵의 룰은 다음과 같습니다.
예를 들어 당신이 만약 클라이언트와 미팅을 한다면 질문은 최대한 간결하게 해야 합니다. 또한 마감을 앞두고 긴박하게 일하는 사람이 있다면 최대한 말을 걸지 않고, 집중에 방해되지 않도록 시끄러운 행동을 자제하는 등의 배려가 이에 해당합니다. “분위기 파악을 한다”라는 의미를 우리는 모두 알고 있습니다. 하지만 팬데믹으로 재택근무가 당연해진 현재, 신입 사원들에게 이러한 암묵의 룰을 이해시키기는 어렵습니다.
줌(ZOOM)에서 활용하는 화상회의, 슬랙(Slack)에서의 IM(인스턴트 메신저), 이메일(Email), 텍스트(Telegram 등 사적으로 사용되는 커뮤니케이션 앱 SNS) 등 다양하게 이용되는 많은 커뮤니케이션 툴이 존재하며, 신입 사원들은 비교적 이런 툴을 다루는 데 익숙합니다.
그러나 개인이 도구를 잘 다루는 것과 협업툴을 활용한 팀 내의 커뮤니케이션이 원활한지는 별개의 문제입니다.
재택근무 이전에는 같은 사무실에서 업무를 하므로 친하지 않더라도 서로의 성격을 파악하고 있는 경우가 많았습니다. 그러나 현재는 전면 재택근무로 실제 사무실을 경험하지 못한 신입사원들이 많아져 친밀감을 쌓는 것이 어려워졌습니다.
커뮤니케이션 협업툴(Slack, ZOOM, Telegram)의 적정 사용 규범
먼저 커뮤니케이션 툴을 사용할 때에는 팀에서 지표를 만드는 것이 중요합니다. 대부분의 기업이 공통적으로 사용하는 툴은 Slack, zoom, email 등이 있습니다. HBR(Harvard Business Review)의 기사 “Did You Get My Slack/Email/Text?” 에서 소개되고 있듯이 회사 내에서 상용되는 각 툴의 방법·지표를 밝히는 것은 팀 내에서 실행하는 작업의 관리·재구성 및 활용을 하는데도 매우 중요합니다.
Slack과 ZOOM, Email, Telegram을 사용할 때는 답장 시간과 연락하는 내용에 의해서 분별하여 사용하면 좋습니다.
답장 시간 등 어느 정도 원칙이 정해진다면 그 뒤(답장을 받은 뒤)의 자신의 작업 관리의 방향도 정하기 쉽고, 커뮤니케이션으로 인한 실수도 줄일 수 있을 것입니다.
HBR 기사에서 소개되고 있는 간단한 지표를 예시로 들면 커뮤니케이션 툴의 적정 사용 규범은 다음과 같습니다.
1. 슬랙(Slack)
1. 사용권장 : 긴급 사태, 짧고 단순한 내용을 전달할 때
2. 시 간 : 최대한 빠른 시간 내
3. 사용요점 : 6명 이하의 팀(빠른 답장이 필요한 상황)
*복잡하고 세부적인 설명이 필요한 때는 사용을 권장하지 않습니다.
2. 이메일(Email)
1. 사용권장 : 직접적으로 보내야 하는 중요한 내용(계약서 등)이나 이력을 남기고 싶을 때
2. 시 간 : 24시간 이내(업무의 우선순위에 따라 다소 차이가 있음)
3. 사용요점 : 긴급하지는 않지만 중요도가 있는 내용일 때
* 이야기나 잡담 같은 개인적인 내용에는 사용하지 않습니다.
3. 줌 ZOOM(Video call)
1. 사용권장 : 회사 내부와 외부의 사람을 포함한 커뮤니케이션을 확장하고 싶을 때, 시각적
인 정보와 프로젝트 개시 시 등 팀원 소개를 하고 싶을 때
2. 시 간 : 참여자들의 스케줄을 조율해야 함
3. 사용요점 : 자신이 발언하지 않을 때는 기본적으로 마이크를 꺼둬야 함, 미팅 주최자는
참가자에게 화상을 ON 할 것인지에 대한 여부를 물어봐야 함
*회의에 참가하지 못하는 사람이 있으면 화면을 기록할 수 있습니다.
4. 텔레그램 , 문자, 채팅 메신저 등
1. 사용권장 : 긴급하게 다른 연결 수단이 없을 때
2. 시 간 : 자유로움
3. 사용요점 : 회의 중 개인적인 사용은 피함
원격근무 커뮤니케이션, 올인원 협업툴 도입으로 한 번에 ‘오비스’
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- 가상공간 출입 데이터 자동기록, 관리 가능.
- 스프레드시트, 문서, 유튜브 영상 등 임베드를 지원하는 외부 서비스를 링크 하나로 연동 가능
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